■拝啓、女王鯖。メールが読んでもらえないんですぅ ２００７年１０月２１日

ぽぴ

 「女王鯖ぁ〜、他部門の方にたくさんメールだしたのにぃ、読んでもらえないんです〜。送信履歴見ても半分くらいが未読なんです。助けてくださいよぉ〜」

女王鯖

 「ん？　そうなの？　まずはどうしてか考えてみた？」

ぽぴ　

 「こんな時にいぢわる言わないで教えてくださいよ。会議が迫ってるから早く読んでもらいたいんですよぉ〜。」

女王鯖　

 「仕方ないわね、じゃ、まず基本的なこと。誰に出したの？」

ぽぴ

 「いろんな部門の部長さんたちですぅ」

女王鯖

 「そう。じゃ、部長さんたちに届くメールって一日にどのくらいあると思うの？」

ぽぴ

 「んーと、私だと、一日に２０通くらいだから、それくらいじゃないんですか？」

女王鯖

 「・・・。そうね、ある部長さんは、“こないだ一日いなかったら１２０通メールが届いてたんだよな〜”ってぼやいてたわよ。それに、部長さんたちって、会議やら出張やらでメール見る時間も限られるわよね。さ、どう思う？」

ぽぴ

 「んー、そんなにメール来たら、私読みたくないです〜」

女王鯖

 「でしょ。じゃ、部長さんたちが読むか読まないかってどこで決めてると思う？」

ぽぴ　

 「誰が送ってきたか、じゃないんですかぁ〜。ほら、社長からとかぁ〜」

女王鯖　

 「・・・。ま、まぁね、それもあるでしょ。サラリーマンだから。でもね。それだけじゃないと思うわよ。」

ぽぴ　

「あ、ひょっとして、メールのタイトルですかぁ？」

女王鯖　

 「やっとわかってきたようね。メールの“いろはのい”つまり、基本は、タイトルよ！　タイトルなくしてメールなし、ってくらいよ。
　じゃ、女王鯖のこみゅに道、いくわよ？」

まず、今回の内容は会議案内ね。タイトルだけでわかるように工夫しましょう。
たとえば、こんなふう。

【会議ご案内】10/22「○○プロジェクト進捗と今後について」

何のメールか一言でわかること、日付も大事よね。メールのタイトルは短くしないと、うちの会社のようにグループウェアのメーラーを使ってたりすると文字数制限があるから要注意ね。

また、【】は目立つからいいんだけど、海外に出す時は文字化けするかもしれないから注意しようね。OSが日本語なら全く問題ないけど、現地のスタッフは英語環境だったりするから気をつけないと。なるべく半角英数字から目立つ文字を探そうね。

ぽぴ　

 「そっかぁ」

女王鯖　

  「あ、そうそう、他社の方にメールするときは、メールタイトルの後ろに、社名と自分の名前を入れるのも親切よね。メールアドレスだけで判断できないくらいの間柄だと必要だと思うわ。

【ご案内】10/30「新製品○○内覧会」_△会社 ぽぴです

それから、【】に入るのは、

「重要」「親展」「要返信」「ご案内」「情報共有」「報告」「ご相談」、「御礼」、

いろいろあるわね。ヒトコトで表せるといいわ。
【】の書き方も内容の重軽微にあわせて、

　＜＞、＊＊、◆、♪、　

とかいろいろ工夫できるわね。こういうのはあなた得意でしょ？」

ぽぴ　

 「そういえば、女王鯖のメールタイトルっていつもそうなってますね、いま気づきました」

女王鯖　

 「メールってタイトル次第で読むか読まないか、決まっちゃうでしょ。気をつけてるのよ。
そうそう、顧客満足度NO.1のホテルの人事部長さんは、メールを返信する時、必ずタイトルを変えて送るのよ。わたしも見習ってるわ。だって、

　“Re:　・・・”

ていうの、返信だ、というのはわかるけど、その内容まではわからないじゃない？ 」

　ＯＫなら、<了解です>　とか、お礼なら<有難うございます>　とか、

タイトルの冒頭につけるのって、双方向にコミュニケーションできてる、って感じしない？」

ぽぴ　

 「ほんとですね〜。有難うございましたぁ。早速、部長さんたちにメール流しなおします！

あれ？　“今日のコンパ　メンバー足りない”ですって！
どれどれ？（クリック！）
あ・・・、女王鯖、こ、これは・・・コンパじゃなくて仕事の依頼メールぢゃないですか。・・・」

女王鯖　

 「あなたが必ずすぐにクリックするタイトルで送ったのよ(^^)v」