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■拝啓、女王鯖。なんて書いたらいいかわかんない！ ２００７年１２月２８日
- ぽぴ
- 「女王鯖ぁ〜、なんかどう返事書いたらいいかわっかんないです！」
- 女王鯖
- 「そう突然逆ギレされても・・・。で？」
- ぽぴ
- 「問合せなんですけどぉ〜、全体的に否定的なんですよ。
しかも、メールくれた人、仲のいい人でもなくてぇ〜」
- 女王鯖
- 「・・・。あのね、し・ご・と、仕事。仲がいい悪いは関係ないの！
こないだのデキるＯＬ風はどうなったのよ！」
- ぽぴ
- 「そんないぢわる言わずにヒントくださいよぉ〜（泣）」
- 女王鯖
- 「はいはい。ところで、書き方教える前に、たまにはぽぴに聞いてみようかな〜。で、どう答えようと思ってんの？」
- ぽぴ
- 「答えは“ノー”って感じ。」
- 女王鯖
- 「・・・。えーとぉ。それじゃケンカになるわよね。」
- ぽぴ
- 「だから聞いてるんじゃないですかぁ（怒）」
- 女王鯖
- 「じゃ、ケンカにならないようにはどうしたら良いと思うの？」
- ぽぴ
- 「なんかふわふわした柔らかい言葉を書けばいいんじゃないですか？」
- 女王鯖
- 「そうね。いいとこ突いてるわね。返事は“相手の言葉”が命なの。
じゃ、女王鯖のこみゅに道、いってみるわよ！」
- ぽぴ
- 「わーい！（パチパチ）」
- 女王鯖
- 「当たり前だけど、基本は相手のメールの主旨をしっかりとつかむことね。そして相手の感情をきちんと受け取ったことを示すこと。これって結構難しそうだけど、メールには引用符(>)ってあるでしょう？ あれ便利なのよ。“相手の言葉”を使って効果的に答えられるの。相手が読むと“自分の言ったことに答えてる”という印象になるし、こちら側としても答えにヌケモレがなくなるから。
○○様 <<< ぽぴ
メールをいただき、有難うございました。
先ほどの件、以下の通りご回答いたします。
> 結局、開催日時はいつに決まったんですか？
１月１０日(木)１３：００〜１６：００です。
ご連絡が遅れ、恐縮です。
> 忙しいのにうちからダレを参加させろっていうんですか？
対象は、リーダークラスの方を考えております。今回の内容を深くご理解いただき、貴部門のスタッフのみなさんとの共有を積極的にして頂ける方のご参加を是非ともお待ちしています。
以上、宜しくお願いします。
- ぽぴ
- 「わ、いい感じ。これだと一つずつきちんと答えていけそうですね〜。」
- 女王鯖
- 「あのね、これ、悪い例なんだけど・・・。答え方がわからない場合はとにかく相手の言いたいことを固まりごとに分けて、それに答えていく練習をするといいっていうことが言いたかったのよ。
これだと相手の言葉の引用が雑でしょ。こんな引用の仕方じゃ、相手の感情逆なで決定よ！ こういう時は、引用はやめて箇条書きにするの。
○○様 <<< ぽぴ
メールをいただき、有難うございました。
先ほどお問合せ頂いた件、以下の通りご回答いたします。
お忙しいところご案内に不備があり、大変申し訳ありませんでした。
◆開催日時
１月１０日(木)１３：００〜１６：００
◆参加対象者
対象は、リーダークラスの方を考えております。今回の内容を深くご理解いただき、貴部門のスタッフのみなさんとの共有を積極的にして頂ける方のご参加を是非ともお待ちしています。
以上、宜しくお願いします。
っていう書き方の方がスマートよね。最初の例のように、途中に“ごめんなさい”って入れるんじゃなくて、冒頭にひとまとめにして感情の受け取りをしておくのよ。そうすると相手は後ろにくる文章に対して抵抗を感じることが少なくなるってわけ。
ただ、やみくもにお詫びしてるんじゃないのよ。相手の使ってる“結局”とか“忙しいのに”といった言葉をみて不満が伝わるから、というのではなくて、“なぜ、なぜ”って考えていくと相手の感情の起因がつかめるのよね。不満の対象を見ると、“こちら側の案内が足りていなかった”という事実がわかったから謝ってるのよ。」
- ぽぴ
- 「ふむふむ。でもぉ、こうやって箇条書きに出来ないようなのはどうしたらいいんですかぁ？」
- 女王鯖
- 「そういう場合は、やっぱり相手の言いたいことをつかむことが大事よね。Yes/Noを聞いているのか、状態・状況を聞いているのか。Yes/Noを答えるものを曖昧にすると相手のストレスになるからどちらかを答えるか、答えられない場合は必ず理由や背景を書くべきよね。状態・状況は、相手が受け入れやすいように説明するしかないわね。
あ、そうそう、相手の言葉の間違いとか、あんまり直さない方がいいわよ。“正しい”よりも、相手が理解できる（受け入れ易い）言葉を使うほうがコミュニケーションってうまくとれるもんなのよ」
- ぽぴ
- 「今回のは難易度が高すぎますぅ。トリプルアクセルくらい難しすぎるぅ。毎回、女王鯖にお伺い立てるからよろしくです」
- 女王鯖
- 「だーめ！ まず１つ目の例レベルの返事文作らないと絶対見ないからね！
それに、返信は“速攻で”。レスポンスの速さも命よ。
すぐに回答できない内容なら、メールをもらった事実を相手に知らせる一次回答をすること！ これビジネスの基本よ！」
- ぽぴ
- 「ヒジョーにきびしー！」
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