■拝啓、女王鯖。回答が来ないんです！ ２００８年１月８日

ぽぴ

 「女王鯖ぁ〜、回答がぜーんぜん来ないんです！」

女王鯖

 「締め切りきったの？」

ぽぴ

 「相談だから締め切りは書けなかったんですぅ。
　だからメールのタイトルに【至急】って書いたのにぃ。」

女王鯖

 「ん〜。ぽぴにとっては【至急】かもしんないけど、相手にとってはそーじゃないからねー。
　本文の中に“○月○日の○○のために答えが必要だからそれまでに宜しくお願いします”とか書かないと、相手には至急度合いが伝わらないわよね。」

ぽぴ

 「やっぱり出す前に女王鯖に相談すればよかった・・・」

女王鯖

 「まぁ、そう落ち込まずに。そうそう、こういう時に学びましょ。
　人のフリ見て我がフリなしくずし、ぢゃなくて、我がフリ直せってね。」

ぽぴ　

 「つまりません（泣）・・・。」

女王鯖　

 「泣かないの！　早速、女王鯖のこみゅに道、行くわよ！
　回答はね、“鮮度”が命なの。相談やお願いとかは特にね。」

ぽぴ　

「鮮度？　だって、すぐ答えられないのってあるじゃないですかぁ」

女王鯖　

 「じゃ、どうしたら良いと思う？
　相手を散々待たせた挙句答えるワケ？
　それって、いまのぽぴが放置プレイされてる状態と同じよね？
　相手はどう思う？」

ぽぴ　

 「うー・・・、困ると思う。」

女王鯖　

 「でしょ。だから、まずは届いたメールをしっかり分析すること！」

ぽぴ　

 「えー、また難しい話ですかぁ〜。ぽぴ、できなぁい！」

女王鯖　

 「まだ、こみゅに道の入り口よっ（怒）。
　それじゃ気を取り直していくわよ・・・。
　まずは、相手のメールを読んで、

　　　緊急度／重要度／すぐ答えられる内容か

　この３つの切り口で「即回答」なのか「一次対応」なのかを分析するの。

• 「緊急度」が高くて「重要度」も高ければ、即回答
• 「緊急度」が高くて「重要度」がそれほど高くなく、「すぐ答えられない内容」だったら、一次対応
• 「緊急度」が低くて「重要度」が高ければ、一次対応

って具合に自分でルールを作るの。ま、「一時対応」っていっても、「即回答」と同じタイミングでとっととメールするのよ。そのタイミングは自分の仕事の進み具合も考えてね。んじゃ、「一次対応」のメール文はどう書くかというと、

○○様　<<<　ぽぴ

メールをいただき、有難うございました。
本件につき、追ってご連絡をさせていただきます。

これだけでいいわ。“受け取った”ということを相手に知らせることがとにかく重要なの。メールって、受け取られたかどうかを確認できないじゃない？
この一次対応ができない人って多いのよね〜。これができれば相手とのコミュニケーションうまくいくのに。あ、それから、もしわかっていれば、

△部に確認してから答えます

とか、

現在、調査中で、その結果が○日にでる予定です。

といった回答までのプロセスや現状を伝えておくのも相手の信頼を得られるわよね。
そして一番重要なのは、

○○日までに答えます

という回答する日にち。この一文を添えるとさらに相手の安心を得られるわ。もし、ぽぴが回答し忘れても相手が、

ぽぴ様　<<<　○○

先日メール差し上げた件、○○日までにご回答をいただけると伺いましたが その後、どのようになりましたでしょうか。
お返事をお待ちしております。

っていう確認のためのメールも書きやすいでしょう？」

ぽぴ　

 「わー、他動リマインダーだ！」

女王鯖　

 「どこまでもポジティブねぇ・・・。相手がぽぴに聞くのを諦めて他の人に聞くかもしれないでしょ。そういうことを何度も繰り返すと、相手はぽぴには何も聞かなくなるし、ぽぴからお願いメールをしてもよっぽど優しい人でない限り、回答は来ないと思うわよ。」

ぽぴ　

 「げげ。そういえば、財務部のゲジゲジ君にはいつも相談メールするばっかりだったからかなぁ。それで回答がこないのかも・・・。
　えー、じゃあ回答するの忘れないようにするためにはどうしたらいいんですか？」

女王鯖　

 「そういう場合は、相手に一次回答する時に、自分宛にBCCしとくのよ！」

ぽぴ　

 「さっすが、女王鯖！　
　あ、でも返事してないのに間違って既読にしちゃったらどうしよう」

女王鯖　

 「・・・やってられないわっ（泣）
　とにかく、回答は“鮮度が命”
　即回答するか一次回答をするってことだけ忘れないでねっ！」